Déclaration de diligence raisonnée (DDS) du RDUE : contenu et dépôt dans TRACES

Avant de mettre sur le marché de l'UE ou d'exporter du café, du cacao, du caoutchouc, de l'huile de palme, du soja, du bois ou des bovins (et leurs produits dérivés de l'annexe I), l'opérateur doit déposer une déclaration de diligence raisonnée (DDS) dans le système d'information de la Commission, connu sous le nom de TRACES. Sans elle, le produit ne peut ni entrer ni sortir. Ce guide explique quelles données contient la DDS, qui la dépose, comment la géolocalisation est déclarée, ce qu'est le numéro de référence et comment la déposer, y compris directement depuis Retexcycle.

Qu'est-ce que la DDS et qui doit la déposer ?

Le RDUE (règlement (UE) 2023/1115) interdit de mettre sur le marché ou d'exporter des produits issus des sept matières premières (bovins, cacao, café, palmier à huile, caoutchouc, soja et bois) s'ils ne sont pas exempts de déforestation, s'ils n'ont pas été produits conformément à la législation du pays de production et s'ils ne sont pas couverts par une DDS. L'opérateur, défini comme celui qui met les produits sur le marché ou les exporte (art. 2, point 15), doit exercer la diligence raisonnée (art. 8) et déposer la DDS (art. 4, par. 2).

Tous les maillons de la chaîne ne la déposent pas. Les opérateurs en aval et les commerçants ne déposent pas de DDS : ils collectent et conservent les données de leurs fournisseurs et clients ainsi que les numéros de référence (art. 5). Si vous ne savez pas quel est votre statut, consultez qui est l'opérateur au sens du RDUE.

Quelles données contient la DDS : l'annexe II

La DDS contient les informations de l'annexe II du règlement. Voici les champs et ce qu'il convient de vérifier avant le dépôt :

Le système d'information est interconnecté avec les douanes via le guichet unique de l'UE (art. 33, par. 2, point f)), de sorte que le code, la quantité et l'EORI de la DDS doivent correspondre à ceux de la déclaration en douane. La DDS n'est pas non plus le dossier complet : les informations qui étayent l'évaluation des risques (fournisseurs, preuves de légalité, analyse du pays) sont conservées par l'opérateur, qui doit pouvoir les présenter à l'autorité compétente (art. 9).

Exemple illustratif : DDS d'un lot de café vert

Données fictives, uniquement pour voir comment s'articulent les champs de l'annexe II.

Quelles informations réunir et conserver 5 ans (art. 9)

Outre les données qui figurent dans la DDS, l'opérateur doit réunir, organiser et conserver pendant cinq ans, à compter de la mise sur le marché ou de l'exportation, les informations relatives à chaque produit accompagnées de preuves, et les mettre à la disposition de l'autorité sur demande (art. 9). C'est ce qui étaye votre déclaration :

Évaluation et atténuation des risques (art. 10 et 11)

La DDS ne peut être signée que lorsque l'évaluation des risques démontre qu'il n'y a aucun risque ou qu'il est négligeable (art. 10, par. 1). L'évaluation tient compte notamment de :

• Le pays : le niveau de risque attribué à l'ensemble du pays ou à une partie de celui-ci (art. 29), la présence de forêts et de peuples autochtones, et la prévalence de la déforestation ou de la dégradation des forêts.
• L'information : sa source, sa fiabilité et sa validité, ainsi que les préoccupations relatives à la corruption, à la falsification de documents ou à l'absence d'application de la loi.
• La chaîne : sa complexité, le niveau de transformation et le risque de contournement ou de mélange avec des produits d'origine inconnue.
• Les préoccupations fondées soulevées par des tiers et les antécédents de non-conformité de la chaîne.
• La certification : les informations issues de systèmes de certification ou de vérification par des tiers peuvent s'y ajouter, à condition de satisfaire aux exigences de l'art. 9, mais elles ne remplacent pas l'évaluation.

Si le risque n'est pas négligeable, il faut l'atténuer avant la mise sur le marché ou l'exportation : demander davantage d'informations ou de documents, réaliser des études ou des audits indépendants, ou soutenir les fournisseurs, en particulier les petits exploitants (art. 11). Les décisions sont documentées et réexaminées au moins une fois par an (art. 10, par. 4, et art. 11, par. 3). Les opérateurs qui ne sont pas des PME doivent en outre désigner un responsable de la conformité au niveau de la direction et soumettre leurs contrôles internes à un audit indépendant (art. 11, par. 2).

Géolocalisation : points, polygones et format

Le règlement définit la géolocalisation comme les coordonnées de latitude et de longitude de la parcelle avec au moins six décimales. Les parcelles de plus de quatre hectares (hors bovins) sont déclarées avec un polygone comportant suffisamment de points pour décrire le périmètre (art. 2, point 28). Selon la FAQ de la Commission (v5, avril 2026), le format est le GeoJSON en WGS84, et sans géolocalisation il n'y a pas de DDS, même lorsque le pays est à faible risque.

• Un lot, toutes ses parcelles. Si le café d'un envoi provient de plusieurs exploitations, la DDS inclut la géolocalisation de toutes.
• Un point ne suffit pas pour les grandes parcelles. Au-delà de quatre hectares, un polygone est nécessaire.
• Des données dès l'origine. Relever les coordonnées au moment de la collecte du produit est bien plus fiable que de les reconstituer ensuite avec l'exportateur.

Avant d'inclure les parcelles dans une DDS, il est conseillé de valider le fichier GeoJSON. Le validateur du Compliance Hub vérifie la syntaxe, la géométrie, le système WGS84, le minimum de six décimales, la superficie, le type point ou polygone selon le seuil de 4 ha, ainsi que les chevauchements et les doublons, et peut fermer les polygones ouverts.

Avant le dépôt : accès à TRACES NT et qui peut la déposer pour vous

Pour déposer une DDS, vous devez être enregistré dans le système d'information (art. 33). Selon les guides des autorités, la démarche est la suivante :

1. Créer un compte EU Login, le service d'identification de la Commission.
2. Disposer d'un numéro EORI, obligatoire si vous importez ou exportez des produits de l'annexe I.
3. Enregistrer votre entreprise comme opérateur dans TRACES NT et demander l'accès. L'environnement de test (Acceptance) et celui de production nécessitent des enregistrements distincts.

Le règlement permet qu'une autre personne dépose la DDS pour vous. L'opérateur peut donner mandat à un mandataire, mais reste responsable de la conformité du produit (art. 6, par. 1). Et une personne physique ou une microentreprise peut donner ce mandat à un opérateur en aval ou à un commerçant qui n'est pas une microentreprise, lequel ne pourra exercer son activité sans déposer la déclaration en son nom (art. 6, par. 3). Le mandataire doit remettre une copie du mandat à l'autorité si elle la demande (art. 6, par. 2).

Comment fonctionne la DDS dans TRACES NT : référence, 72 heures et API

Lors du dépôt de la DDS, le système d'information attribue un numéro de référence (art. 33, par. 2, point b)) et un numéro de vérification, de sécurité. L'opérateur doit communiquer le numéro de référence aux opérateurs en aval et aux commerçants des maillons suivants (art. 4, par. 7), qui le conservent avec les données de leur fournisseur lorsqu'il s'agit d'un opérateur (art. 5, par. 3, point a)). En pratique, le plus simple est de l'indiquer sur la facture ou le bon de livraison de chaque envoi.

La documentation technique de l'API de la Commission (service DDS v3) précise le comportement de la déclaration une fois déposée :

• Modifier ou retirer : la DDS peut être modifiée ou retirée dans les 72 heures suivant son dépôt. Une modification conserve le même numéro de référence. Passé ce délai, un changement crée un nouveau dépôt avec un nouvel identifiant.
• Activité : chaque DDS indique s'il s'agit d'une importation, d'une exportation ou d'une production nationale (IMPORT, EXPORT ou DOMESTIC).
• Géolocalisation : elle est jointe en GeoJSON encodé en base64, avec des points ou des polygones et au moins six décimales ; le poids net en kilogrammes est obligatoire à l'importation et à l'exportation.
• Regrouper des déclarations : une DDS peut en regrouper d'autres déjà déposées, toujours lors du dépôt initial ; les déclarations regroupées ne peuvent être ni modifiées ni retirées tant que le groupe est actif.
• Référence interne : vous pouvez attribuer votre propre identifiant, de 50 caractères au plus, pour retrouver la DDS dans vos systèmes.
• Statuts : l'API distingue des statuts tels que SUBMITTED, AVAILABLE, REJECTED, WITHDRAWN ou GROUPED.

Pour envoyer des déclarations depuis votre propre logiciel, il existe un service web avec authentification WS-Security et un service d'écho pour tester la connexion. Si vous ne voulez pas le développer, une plateforme connectée, comme Retexcycle Compliance Hub, le fait pour vous.

Deux précisions tirées de la FAQ de la Commission : une même DDS peut couvrir plusieurs envois sur une période d'environ un an (FAQ 5.19), et les produits mis sur le marché avant le 30 décembre 2026 n'ont pas besoin de DDS (FAQ 8.2 et 9.2).

Micro et petits producteurs : la déclaration simplifiée

Les micro et petits opérateurs primaires ne déposent pas de DDS par envoi. Il s'agit de personnes physiques ou de micro et petites entreprises, établies dans un pays classé à faible risque, qui mettent sur le marché ou exportent ce qu'elles ont elles-mêmes cultivé, récolté ou élevé (art. 2, point 15 bis). Elles déposent une déclaration simplifiée unique avec les données de l'annexe III, reçoivent un identifiant et peuvent remplacer la géolocalisation par l'adresse postale de la parcelle (art. 4 bis).

À partir de quand la DDS doit être déposée

Déposer la DDS directement depuis Retexcycle

Préparer la DDS dans des feuilles de calcul puis la saisir à la main dans le système d'information est là où l'on commet le plus d'erreurs : codes qui ne correspondent pas, parcelles manquantes, numéros de référence perdus. Retexcycle Compliance Hub est connecté à TRACES NT pour l'éviter : il réunit les données que vous avez déjà enregistrées, génère la DDS, valide les contrôles et l'envoie en une seule étape, en conservant la référence.

1. Vous recevez l'information déjà structurée. Fournisseurs, envois et géolocalisation des parcelles proviennent de votre chaîne, sans rien reconstruire. Si vos fournisseurs utilisent Retexcycle Origins, la traçabilité arrive vérifiée depuis l'exploitation.
2. La DDS est générée avec les données de l'annexe II à partir de chaque envoi.
3. Les contrôles sont validés avant l'envoi : s'il manque quelque chose, vous le voyez avant de déclarer, pas après.
4. Elle est envoyée à TRACES NT en une seule étape depuis la plateforme, et le numéro de référence (RN) et le numéro de vérification (VN) sont enregistrés avec la déclaration.
5. Le dossier auditable est conservé : chaque déclaration est archivée avec sa version scellée et sa date de conservation, pour répondre à un contrôle sans rien refaire.

Erreurs fréquentes lors de la préparation d'une DDS

• Données qui ne correspondent pas à la douane : code du système harmonisé ou quantité différents de ceux de la déclaration d'importation.
• Géolocalisation incomplète : il manque des parcelles du lot, il y a moins de six décimales ou un point là où un polygone est exigé.
• Lots mélangés : la Commission n'admet pas le bilan massique ; un lot mélangé à une parcelle déboisée est non conforme (FAQ 1.4 et 1.5).
• Ne pas transmettre le numéro de référence au maillon suivant (art. 4, par. 7).
• Signer avant de clôturer le risque : la DDS affirme qu'il n'y a pas de risque ou qu'il est négligeable.
• Ne pas conserver le registre de la DDS pendant 5 ans (art. 4, par. 3).

Comment préparer la DDS en cinq étapes

1. Listez vos produits avec leur code du système harmonisé et vérifiez qu'ils figurent à l'annexe I.
2. Réunissez l'information par lot (art. 9) : fournisseur, quantité, pays de production, géolocalisation des parcelles et preuves de légalité.
3. Évaluez et, si nécessaire, atténuez le risque (art. 10 et 11), y compris la classification du pays de production. Documentez-le.
4. Générez la DDS avec les données de l'annexe II et vérifiez l'EORI, le code et la quantité par rapport aux documents douaniers.
5. Déposez-la, notez le numéro de référence, transmettez-le au maillon suivant et archivez le registre pendant 5 ans.

Questions fréquentes sur la DDS du RDUE

Qu'est-ce que la DDS dans le RDUE ?

C'est la déclaration de diligence raisonnée : le document électronique que l'opérateur dépose dans le système d'information de la Commission (TRACES) pour confirmer qu'il a exercé la diligence raisonnée et n'a constaté aucun risque, ou seulement un risque négligeable, de non-conformité du produit au RDUE (art. 4, par. 2, et annexe II).

Qui doit déposer la déclaration de diligence raisonnée ?

L'opérateur : celui qui met sur le marché de l'UE ou exporte un produit de l'annexe I. Les opérateurs en aval et les commerçants ne la déposent pas ; ils collectent et conservent les données de leurs fournisseurs et clients ainsi que les numéros de référence (art. 5). Les micro et petits opérateurs primaires déposent une déclaration simplifiée unique (art. 4 bis).

Quelles données contient la DDS ?

Selon l'annexe II : nom et adresse de l'opérateur et son numéro EORI lorsque le produit entre sur le marché ou en sort ; code du système harmonisé, description et quantité ; pays de production et géolocalisation de toutes les parcelles ; le texte de déclaration de l'opérateur et la signature avec nom, fonction et date.

La DDS peut-elle être déposée directement depuis un logiciel ?

Oui. Le système d'information de la Commission est conçu pour que les déclarations soient déposées par voie électronique (art. 4, par. 2). Retexcycle Compliance Hub génère la DDS avec les données que vous avez déjà sur la plateforme, valide les contrôles et l'envoie à TRACES NT en une seule étape, en conservant le numéro de référence.

Qu'est-ce que le numéro de référence de la DDS et à qui faut-il le communiquer ?

C'est le numéro que le système d'information attribue à chaque DDS déposée (art. 33, par. 2, point b)). L'opérateur doit le communiquer aux opérateurs en aval et aux commerçants de la chaîne (art. 4, par. 7), qui le conservent avec les données de leur fournisseur (art. 5, par. 3).

Combien de décimales et quel format pour la géolocalisation ?

Coordonnées de latitude et de longitude avec au moins six décimales. Les parcelles de plus de quatre hectares, hors bovins, sont déclarées avec un polygone (art. 2, point 28). La FAQ de la Commission (v5, avril 2026) indique le GeoJSON en WGS84.

Combien de temps faut-il conserver la DDS ?

Le registre de la DDS, cinq ans à compter de son dépôt dans le système d'information (art. 4, par. 3). Les informations et preuves qui l'étayent, cinq ans à compter de la mise sur le marché ou de l'exportation du produit (art. 9, par. 1).

Peut-on modifier ou retirer une DDS ?

Oui, dans les 72 heures suivant son dépôt. Une modification dans ce délai conserve le même numéro de référence ; passé ce délai, un changement génère un nouveau dépôt avec un identifiant différent (documentation technique de l'API de la Commission, service DDS v3).

Une autre entreprise peut-elle déposer la DDS à ma place ?

Oui. L'opérateur peut donner mandat à un mandataire pour la déposer en son nom, tout en restant responsable de la conformité (art. 6). Une personne physique ou une microentreprise peut donner ce mandat à un opérateur en aval ou à un commerçant qui n'est pas une microentreprise.

Qu'est-ce que le numéro de vérification de la DDS ?

C'est un code de sécurité que le système attribue avec le numéro de référence lors du dépôt de la déclaration. Les deux sont nécessaires pour récupérer le contenu complet d'une DDS via l'API de la Commission.

Un petit producteur peut-il déposer une déclaration simplifiée ?

Oui, s'il s'agit d'une personne physique ou d'une micro ou petite entreprise, établie dans un pays à faible risque, qui vend ou exporte ce qu'elle a elle-même cultivé, récolté ou élevé. Elle dépose une déclaration unique avec les données de l'annexe III et reçoit un identifiant ; l'adresse postale de la parcelle peut remplacer la géolocalisation (art. 4 bis).

Que se passe-t-il si je mets un produit sur le marché sans DDS ?

Vous ne pouvez ni le mettre sur le marché ni l'exporter (art. 4, par. 2). Les sanctions doivent être effectives et dissuasives : amendes d'un maximum d'au moins 4 % du chiffre d'affaires annuel dans l'UE, confiscation du produit et des recettes, et exclusion des marchés publics pendant 12 mois maximum (art. 25).

Vérifié en octobre 2026 par rapport au texte consolidé du règlement (UE) 2023/1115 (18/09/2026), à la documentation technique de l'API de la Commission (service DDS v3) et à la FAQ de la Commission (v5, avril 2026). Les captures d'écran sont des démonstrations. Résumé informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Sources : règlement (UE) 2023/1115 ; règlement (UE) 2025/2650 ; règlement délégué (UE) 2026/2102.