Antes de introducir en el mercado de la UE o exportar café, cacao, caucho, palma, soja, madera o ganado bovino (y sus derivados del Anexo I), el operador debe presentar una declaración de diligencia debida (DDS) en el sistema de información de la Comisión, conocido como TRACES. Sin ella, el producto no puede entrar ni salir. Esta guía explica qué datos lleva la DDS, quién la presenta, cómo se declara la geolocalización, qué es el número de referencia y cómo presentarla, también directamente desde Retexcycle.
Respuesta corta
- La DDS la presenta el operador en el sistema de información, antes de introducir el producto en el mercado de la UE o de exportarlo (Art. 4(2)).
- Lleva los datos del Anexo II: operador y EORI, código del Sistema Armonizado, descripción y cantidad, país de producción y geolocalización de todas las parcelas, y la declaración firmada.
- Cada DDS recibe un número de referencia que el operador comunica a los operadores posteriores y comerciantes (Arts. 33(2)(b) y 4(7)).
- El operador asume la responsabilidad de que el producto cumple y conserva el registro 5 años (Art. 4(3)).
- Con Retexcycle Compliance Hub generas la DDS con los datos de tu plataforma, validas los controles y la envías a TRACES NT directamente, sin reconstruir nada.
¿Qué es la DDS y quién tiene que presentarla?
La EUDR (Reglamento (UE) 2023/1115) prohíbe introducir en el mercado o exportar productos de los siete productos básicos, ganado bovino, cacao, café, palma aceitera, caucho, soja y madera, si no son libres de deforestación, no se han producido conforme a la legislación del país de origen y no están amparados por una DDS. El operador, definido como quien introduce los productos en el mercado o los exporta (Art. 2(15)), tiene que ejercer la diligencia debida (Art. 8) y presentar la DDS (Art. 4(2)).
No todos los eslabones la presentan. Los operadores posteriores y los comerciantes no presentan DDS: recopilan y conservan los datos de sus proveedores y clientes y los números de referencia (Art. 5). Si no tienes claro cuál es tu figura, consulta quién es operador en la EUDR.
Qué datos incluye la DDS: el Anexo II
La DDS contiene la información del Anexo II del Reglamento. Estos son los campos y lo que conviene revisar antes de presentarla:
| Dato | Qué se pide (Anexo II) | Qué revisar |
|---|---|---|
| Operador | Nombre y dirección; número EORI si el producto entra o sale del mercado | Que el EORI esté activo y coincida con el de la declaración aduanera |
| Producto | Código del Sistema Armonizado, descripción libre con nombre comercial (y científico si procede) y cantidad: kilogramos de masa neta y unidad suplementaria cuando proceda | Mismo código y misma cantidad que en la declaración aduanera |
| Origen | País de producción y geolocalización de todas las parcelas donde se produjo la materia prima | Que estén todas las parcelas del lote, no solo una muestra (Art. 9(1)(d)) |
| Declaración | Texto fijo: se ejerció la diligencia debida conforme al Reglamento y no se detectó riesgo, o solo uno despreciable | Solo se firma cuando la evaluación de riesgo está cerrada |
| Firma | Nombre y apellidos, función o cargo, fecha | Persona con poder para firmar en nombre de la empresa |
El sistema de información está interconectado con las aduanas a través de la ventanilla única de la UE (Art. 33(2)(f)), por lo que el código, la cantidad y el EORI de la DDS deben coincidir con los de la declaración aduanera. La DDS tampoco es el expediente completo: la información que respalda la evaluación de riesgo (proveedores, evidencia de legalidad, análisis del país) la conserva el operador y debe poder mostrarla a la autoridad competente (Art. 9).
Ejemplo ilustrativo: DDS de un lote de café verde
Datos ficticios, solo para ver cómo encajan los campos del Anexo II.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Operador y EORI | Importadora Ejemplo, S.L., calle y ciudad; EORI ES0000000X |
| Código del SA | 0901 11 00 (café sin tostar ni descafeinar) |
| Descripción | Café verde de especialidad, Coffea arabica |
| Cantidad | 18.000 kg de masa neta |
| País de producción | Colombia |
| Geolocalización | Las parcelas de todas las fincas que componen el lote, con polígono cuando superan 4 ha |
| Declaración y firma | Texto del Anexo II; nombre, cargo y fecha del firmante |
Qué información tienes que reunir y conservar 5 años (Art. 9)
Además de los datos que van en la DDS, el operador debe reunir, organizar y conservar durante cinco años, desde la introducción en el mercado o la exportación, la información sobre cada producto acompañada de pruebas, y ponerla a disposición de la autoridad si la pide (Art. 9). Es lo que sostiene tu declaración:
| Art. 9(1) | Qué tienes que reunir | Prueba típica |
|---|---|---|
| a | Descripción del producto: nombre comercial, tipo, y las materias primas que contiene (nombre científico, en madera) | Ficha de producto, factura |
| b | Cantidad, en kilogramos de masa neta y unidad suplementaria si procede | Albarán, declaración aduanera |
| c | País de producción y, en su caso, qué partes del país | Certificado de origen, contrato |
| d | Geolocalización de todas las parcelas y fecha o intervalo de producción (en ganado bovino, de los establecimientos) | Archivo GeoJSON validado, registros de cosecha |
| e | Nombre, dirección postal y correo electrónico de cada proveedor | Contrato, ficha de proveedor |
| f | Nombre, dirección postal y correo electrónico de cada operador posterior o comerciante al que suministras | Registro de clientes |
| g | Información concluyente y verificable de que el producto está libre de deforestación (posterior al 31 de diciembre de 2020) | Análisis de imágenes satelitales, auditoría |
| h | Información concluyente y verificable de que se produjo conforme a la legislación del país, incluido el derecho a usar la tierra | Títulos de propiedad o uso, licencias, permisos |
Evaluación y reducción del riesgo (Arts. 10 y 11)
La DDS solo puede firmarse cuando la evaluación del riesgo demuestra que no hay riesgo o que es despreciable (Art. 10(1)). La evaluación tiene en cuenta, en particular:
- El país: el nivel de riesgo asignado a todo el país o a una parte (Art. 29), la presencia de bosques y de pueblos indígenas, y la prevalencia de deforestación o degradación forestal.
- La información: su fuente, fiabilidad y validez, y las preocupaciones sobre corrupción, falsificación de documentos o falta de aplicación de la ley.
- La cadena: su complejidad, el nivel de procesado y el riesgo de elusión o de mezcla con producto de origen desconocido.
- Las preocupaciones justificadas presentadas por terceros y el historial de incumplimientos de la cadena.
- La certificación: la información de sistemas de certificación o de verificación por terceros puede sumarse, siempre que cumpla los requisitos del Art. 9, pero no sustituye a la evaluación.
Si el riesgo no es despreciable, hay que reducirlo antes de introducir o exportar: pedir más información o documentos, hacer estudios o auditorías independientes, o apoyar a los proveedores, en especial a los pequeños propietarios (Art. 11). Las decisiones se documentan y se revisan al menos una vez al año (Arts. 10(4) y 11(3)). Los operadores que no sean pymes deben además nombrar un responsable de cumplimiento a nivel de dirección y someter sus controles internos a una auditoría independiente (Art. 11(2)).
Geolocalización: puntos, polígonos y formato
El Reglamento define la geolocalización como las coordenadas de latitud y longitud de la parcela con al menos seis decimales. Las parcelas de más de cuatro hectáreas (salvo las de ganado bovino) se declaran con un polígono con suficientes puntos para determinar el perímetro (Art. 2(28)). Según las preguntas frecuentes de la Comisión (v5, abril de 2026), el formato es GeoJSON en WGS84, y sin geolocalización no hay DDS ni siquiera cuando el país es de riesgo bajo.
- Un lote, todas sus parcelas. Si el café de un envío viene de varias fincas, la DDS incluye la geolocalización de todas ellas.
- Un punto no basta en parcelas grandes. Por encima de cuatro hectáreas hace falta polígono.
- Datos desde el origen. Capturar las coordenadas al recoger el producto es mucho más fiable que reconstruirlas después con el exportador.
Antes de incluir las parcelas en una DDS conviene validar el archivo GeoJSON. El validador del Compliance Hub comprueba la sintaxis, la geometría, el sistema WGS84, los seis decimales mínimos, la superficie, el tipo punto o polígono según las 4 ha y los solapes y duplicados, y puede cerrar los polígonos abiertos.
Antes de presentar: acceso a TRACES NT y quién puede presentarla por ti
Para presentar una DDS necesitas estar dado de alta en el sistema de información (Art. 33). Según las guías de las autoridades, el camino es:
- Crear una cuenta EU Login, el servicio de identificación de la Comisión.
- Tener un número EORI, obligatorio si importas o exportas productos del Anexo I.
- Dar de alta tu empresa como operador en TRACES NT y solicitar acceso. El entorno de pruebas (Acceptance) y el de producción requieren registros distintos.
El Reglamento permite que otra persona presente la DDS por ti. El operador puede dar mandato a un representante autorizado, pero sigue siendo responsable de que el producto cumpla (Art. 6(1)). Y una persona física o una microempresa puede dar ese mandato a un operador posterior o comerciante que no sea micro, que no podrá operar sin presentar la declaración en su nombre (Art. 6(3)). El representante debe entregar copia del mandato a la autoridad si se la pide (Art. 6(2)).
Cómo funciona la DDS dentro de TRACES NT: referencia, 72 horas y API
Al presentar la DDS, el sistema de información asigna un número de referencia (Art. 33(2)(b)) y un número de verificación, de seguridad. El operador debe comunicar el de referencia a los operadores posteriores y comerciantes de los eslabones siguientes (Art. 4(7)), y estos lo conservan junto a los datos de su proveedor cuando es un operador (Art. 5(3)(a)). En la práctica, lo más cómodo es incluirlo en la factura o el albarán de cada envío.
La documentación técnica de la API de la Comisión (servicio DDS v3) aclara cómo se comporta la declaración una vez presentada:
- Modificar o retirar: la DDS se puede modificar o retirar durante las 72 horas siguientes a su presentación. Una modificación mantiene el mismo número de referencia. Pasado ese plazo, un cambio crea una nueva presentación con un identificador nuevo.
- Actividad: cada DDS indica si es de importación, exportación o producción nacional (IMPORT, EXPORT o DOMESTIC).
- Geolocalización: se adjunta como GeoJSON en base64, con puntos o polígonos y al menos seis decimales; el peso neto en kilogramos es obligatorio en importación y exportación.
- Agrupar declaraciones: una DDS puede agrupar otras ya presentadas, siempre en la presentación inicial; las agrupadas no se pueden modificar ni retirar mientras el grupo esté activo.
- Referencia interna: puedes asignar tu propio identificador, de hasta 50 caracteres, para localizar la DDS en tus sistemas.
- Estados: la API distingue estados como SUBMITTED, AVAILABLE, REJECTED, WITHDRAWN o GROUPED.
Para enviar declaraciones desde tu propio software existe un servicio web con autenticación WS-Security y un servicio de eco para probar la conexión. Si no quieres desarrollarlo, una plataforma conectada, como Retexcycle Compliance Hub, lo hace por ti.
Dos detalles de las preguntas frecuentes de la Comisión: una misma DDS puede cubrir varios envíos durante un periodo de aproximadamente un año (FAQ 5.19), y los productos introducidos en el mercado antes del 30 de diciembre de 2026 no necesitan DDS (FAQ 8.2 y 9.2).
Micro y pequeños productores: la declaración simplificada
Los micro y pequeños operadores primarios no presentan DDS por envío. Son personas físicas o micro y pequeñas empresas, establecidas en un país clasificado como de riesgo bajo, que introducen en el mercado o exportan lo que ellos mismos han cultivado, aprovechado o criado (Art. 2(15 bis)). Presentan una declaración simplificada de presentación única con los datos del Anexo III, reciben un identificador y pueden sustituir la geolocalización por la dirección postal de la parcela (Art. 4 bis).
Desde cuándo hay que presentar la DDS
| Quién | Aplicación |
|---|---|
| Grandes y medianas empresas | 30 de diciembre de 2026 (Art. 38(2)) |
| Operadores que sean personas físicas, microempresas o pequeñas empresas, constituidos como tales a 31 de diciembre de 2024 (salvo los productos de madera del EUTR) | 30 de junio de 2027 (Art. 38(3)) |
| Operadores posteriores y comerciantes, también micro y pequeños (el Art. 38(3) solo menciona a los operadores) | 30 de diciembre de 2026 |
| Nuevos productos del Anexo I (café soluble, derivados de palma y lengua de vacuno congelada) | 30 de diciembre de 2027 (Reglamento Delegado (UE) 2026/2102) |
Presentar la DDS directamente desde Retexcycle
Preparar la DDS en hojas de cálculo y pasarla después a mano al sistema de información es donde más errores se cometen: códigos que no coinciden, parcelas que faltan, números de referencia perdidos. Retexcycle Compliance Hub está conectado con TRACES NT para evitarlo: reúne los datos que ya registraste, genera la DDS, valida los controles y la envía en un solo paso, conservando la referencia.
- Recibes la información ya estructurada. Proveedores, envíos y geolocalización de parcelas llegan de tu cadena, sin reconstruirlos. Si tus proveedores usan Retexcycle Origins, la trazabilidad llega verificada desde la finca.
- Se genera la DDS con los datos del Anexo II a partir de cada envío.
- Se validan los controles antes de enviar: si falta algo, lo ves antes de declarar, no después.
- Se envía a TRACES NT en un solo paso desde la plataforma, y el número de referencia (RN) y el de verificación (VN) quedan guardados junto a la declaración.
- Queda el expediente auditable: cada declaración se conserva con su versión sellada y su fecha de retención, para atender una inspección sin rehacer nada.
Errores frecuentes al preparar una DDS
- Datos que no coinciden con aduanas: código del Sistema Armonizado o cantidad distintos de los de la declaración de importación.
- Geolocalización incompleta: faltan parcelas del lote, hay menos de seis decimales o un punto donde se exige polígono.
- Lotes mezclados: la Comisión no admite el balance de masa; un lote mezclado con una parcela deforestada es no conforme (FAQ 1.4 y 1.5).
- No pasar el número de referencia al siguiente eslabón (Art. 4(7)).
- Firmar antes de cerrar el riesgo: la DDS afirma que no hay riesgo o que es despreciable.
- No conservar el registro de la DDS durante 5 años (Art. 4(3)).
Cómo preparar la DDS en cinco pasos
- Lista tus productos con su código del Sistema Armonizado y comprueba que están en el Anexo I.
- Reúne la información por lote (Art. 9): proveedor, cantidad, país de producción, geolocalización de las parcelas y evidencia de legalidad.
- Evalúa y, si hace falta, mitiga el riesgo (Arts. 10 y 11), incluida la clasificación del país de producción. Documéntalo.
- Genera la DDS con los datos del Anexo II y revisa EORI, código y cantidad contra la documentación aduanera.
- Preséntala, anota el número de referencia, pásalo al siguiente eslabón y archiva el registro 5 años.
Retexcycle Compliance Hub · Origins
Genera tu DDS y envíala a TRACES NT sin hojas de cálculo
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Preguntas frecuentes sobre la DDS de la EUDR
¿Qué es la DDS en la EUDR?
Es la declaración de diligencia debida: el documento electrónico que el operador presenta en el sistema de información de la Comisión (TRACES) para confirmar que ejerció la diligencia debida y que no detectó riesgo, o solo uno despreciable, de que el producto incumpla la EUDR (Art. 4(2) y Anexo II).
¿Quién tiene que presentar la declaración de diligencia debida?
El operador: quien introduce en el mercado de la UE o exporta un producto del Anexo I. Los operadores posteriores y los comerciantes no la presentan; recopilan y conservan los datos de sus proveedores y clientes y los números de referencia (Art. 5). Los micro y pequeños operadores primarios presentan una declaración simplificada de presentación única (Art. 4 bis).
¿Qué datos incluye la DDS?
Según el Anexo II: nombre y dirección del operador y su número EORI cuando el producto entra o sale del mercado; código del Sistema Armonizado, descripción y cantidad; país de producción y geolocalización de todas las parcelas; el texto de declaración del operador y la firma con nombre, cargo y fecha.
¿Se puede presentar la DDS directamente desde un software?
Sí. El sistema de información de la Comisión está diseñado para que las declaraciones se presenten por medios electrónicos (Art. 4(2)). Retexcycle Compliance Hub genera la DDS con los datos que ya tienes en la plataforma, valida los controles y la envía a TRACES NT en un solo paso, conservando el número de referencia.
¿Qué es el número de referencia de la DDS y a quién hay que comunicarlo?
Es el número que el sistema de información asigna a cada DDS presentada (Art. 33(2)(b)). El operador debe comunicarlo a los operadores posteriores y comerciantes de la cadena (Art. 4(7)), que lo conservan junto a los datos de su proveedor (Art. 5(3)).
¿Cuántos decimales y qué formato debe tener la geolocalización?
Coordenadas de latitud y longitud con al menos seis decimales. Las parcelas de más de cuatro hectáreas, salvo las de ganado bovino, se declaran con polígono (Art. 2(28)). Las preguntas frecuentes de la Comisión (v5, abril de 2026) indican GeoJSON en WGS84.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la DDS?
El registro de la DDS, cinco años desde su presentación en el sistema de información (Art. 4(3)). La información y las pruebas que la respaldan, cinco años desde la introducción en el mercado o la exportación del producto (Art. 9(1)).
¿Se puede modificar o retirar una DDS?
Sí, durante las 72 horas siguientes a su presentación. Una modificación en ese plazo mantiene el mismo número de referencia; pasado el plazo, un cambio genera una nueva presentación con un identificador distinto (documentación técnica de la API de la Comisión, servicio DDS v3).
¿Puede otra empresa presentar la DDS por mí?
Sí. El operador puede dar mandato a un representante autorizado para presentarla en su nombre, aunque sigue siendo responsable del cumplimiento (Art. 6). Una persona física o una microempresa puede dar ese mandato a un operador posterior o comerciante que no sea micro.
¿Qué es el número de verificación de la DDS?
Es un código de seguridad que el sistema asigna junto con el número de referencia al presentar la declaración. Se necesitan los dos para recuperar el contenido completo de una DDS a través de la API de la Comisión.
¿Puede un pequeño productor presentar una declaración simplificada?
Sí, si es persona física o micro o pequeña empresa, está establecido en un país de riesgo bajo y vende o exporta lo que él mismo ha cultivado, aprovechado o criado. Presenta una declaración única con los datos del Anexo III y recibe un identificador; la dirección postal de la parcela puede sustituir a la geolocalización (Art. 4 bis).
¿Qué pasa si introduzco un producto sin DDS?
No puedes introducirlo en el mercado ni exportarlo (Art. 4(2)). Las sanciones deben ser efectivas y disuasorias: multas con un máximo de al menos el 4 % del volumen de negocios anual en la UE, confiscación del producto y de los ingresos, y exclusión de la contratación pública hasta 12 meses (Art. 25).
Verificado en octubre de 2026 contra el texto consolidado del Reglamento (UE) 2023/1115 (18/09/2026), la documentación técnica de la API de la Comisión (servicio DDS v3) y las preguntas frecuentes de la Comisión (v5, abril de 2026). Las capturas son de demostración. Resumen informativo, no es asesoramiento legal. Fuentes: Reglamento (UE) 2023/1115; Reglamento (UE) 2025/2650; Reglamento Delegado (UE) 2026/2102.
